Как правильно провести инвентаризацию: пошаговая инструкция для бухгалтера

Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества и финансовых обязательств организации на определенную дату путем сравнения фактических данных с бухгалтерским учетом. Цель – выявить расхождения.
Правильное проведение инвентаризации позволяет минимизировать риски, выявлять ошибки в учете и своевременно их корректировать. Это крайне важно для бухгалтера, отвечающего за финансовую прозрачность компании.

Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации:

Этап 1: организация проверки.

Сначала руководитель организации или ИП издает приказ, в котором указываются цель инвентаризации, ее сроки, объекты проверки и состав комиссии.

Затем председатель комиссии собирает данные о бухгалтерских остатках по проверяемым объектам и готовит образцы описи.

Этап 2: подготовка к проверке.

Необходимо заранее получить данные по остаткам в учете, убедиться, что весовое и измерительное оборудование исправно, и обеспечить доступ к складам. МОЛ должно расписаться в бумаге о том, что все приходные и расходные документы проведены, и никаких активов вне учета нет. Кроме того, при внезапной проверке места хранения следует опечатать, чтобы исключить возможность манипуляций.

Этап 3: проведение фактической проверки (инвентаризация).

Комиссия и МОЛ совместно пересчитывают имущество, фиксируя фактические количественные данные в описи. При этом могут использоваться инвентарные номера основных средств, если они проставлены при учете.

Этап 4: оформление результатов.

После завершения пересчета оформляется инвентаризационная опись – минимум в двух экземплярах: один остается у материально ответственного лица, другой передается в бухгалтерию. В описи указываются наименования, количество, стоимость, фактические и учетные показатели, недостачи и излишки. Каждая страница подписывается членами комиссии и материально ответственными лицами. Затем бухгалтер составляет ведомость, в которой фиксируются расхождения между фактом и учетом.

Этап 5: анализ и действия.

На основании результатов комиссия и руководство определяют, совпадают ли остатки, и что делать при недостаче или излишке. Недостача возмещается материально‑ответственным лицом (если установлено виновное лицо); излишки принимаются на учет и отражаются как доходы.

Когда проводится инвентаризация?

Обязательная инвентаризация проводится:

ежегодно – обычно в последнем квартале перед формированием годовой отчетности;
при смене материально‑ответственного лица (МОЛ);
при продаже, сдаче в аренду или передаче имущества;
при выявлении фактов хищения, порчи, стихийных бедствий;
при реорганизации или ликвидации компании.

Внеплановая проверка может проводиться по решению руководства или при необходимости срочной проверки учета. Даже если речь идет о добровольной сверке, полезно соблюдать основные шаги стандартизированного подхода.

Услуги аутсорсинга инвентаризации

Если у вас нет ресурсов или опыта для полноценной организации процесса – отличным решением станут профессиональные бухгалтерские услуги. Поддержка специалистов обеспечивает уверенность, что все будет проведено в соответствии с требованиями законодательства.

В каких случаях лучше обратиться за услугами бухгалтера?

Если в компании нет штатной бухгалтерии или штата мал – бухгалтерский аутсорсинг позволит сэкономить и получить качественный результат.
При необходимости провести инвентаризацию на разных объектах, включая арендуемое имущество, основные средства, запасы и обязательства.
Когда нужен независимый взгляд и минимизация рисков ошибок или нарушений.
Если требуется полный пакет документов: от приказов до ведомости результатов.
Когда важна юридическая защита результатов и прозрачность перед проверяющими.

Обращайтесь за бухгалтерским обслуживанием к нам!

Если вы хотите быть уверены в качестве, своевременности и корректности проведения инвентаризации, лучше заказать аутсорсинг бухгалтерских услуг в нашей компании. Мы гарантируем, что инвентаризация будет проведена быстро, правильно и с минимальными трудозатратами с вашей стороны.

Другие статьи